Achter de schermen bij de Wereldhavendagen

Ontstaan in 1978, in de huidige vorm, en sinds 1980 een jaarlijks terugkerend maritiem evenement. Van oudsher bedoeld om het publiek kennis te laten maken met de haven ‘achter de schermen’. Waar deelnemende bedrijven laten zien hoe zij hun bijdrage leveren aan de economie en tonen hoe zij vorm geven aan de noodzakelijke innovaties voor de energietransitie van de Rotterdamse haven. Maar bovenal zijn de Wereldhavendagen bedoeld om de volgende generatie te laten zien welke geweldige carrièrekansen er liggen in de haven van Rotterdam.

‘Zijn jullie nu het hele jaar bezig met de organisatie?’, is een vraag die vaak wordt gesteld aan de medewerkers van de organisatie van Stichting Wereldhavendagen. Het 6-koppige kernteam begrijpt de vraag, maar weet ook wat er achter het antwoord schuilt. Want wat voor het publiek een driedaagse maritieme beleving is, heeft inderdaad ruim een jaar aan voorbereiding nodig. Voordat de 400.000 bezoekers kunnen genieten van de spectaculaire nautische shows, hun maritieme skills kunnen testen in het Mariniersdorp of een beeld krijgen van de haven tijdens een van de bijna 100 excursies, moet er veel geregeld worden.

SPONSORS EN PARTNERS
Stichting Wereldhavendagen wordt ondersteund door de hoofdsponsors, het Havenbedrijf en Rotterdam Festivals. Zij, samen met hoofdpartner Koninklijke Marine, zorgen ervoor dat de Wereldhavendagen een jaarlijks gratis maritiem evenement is en blijft. Er is dan ook een nauwe samenwerking vanuit de stichting met deze drie partijen. Zo draagt de Koninklijke Marine zichtbaar bij met schepen, materieel en het Mariniersdorp en tonen zij hun skills in spectaculaire shows op het water. Met de Gemeente Rotterdam en divisie havenmeester van het Havenbedrijf, wordt in de voorbereidende maanden afgestemd om tot een vergunning voor het evenement op het water en aan land te komen. Dit proces vergt afstemming met veel verschillende organisaties en disciplines. Alles om een veilig, kwalitatief goed en inhoudelijk evenement neer te zetten.

TEAM WERELDHAVENDAGEN
De Wereldhavendagen bestaat uit een aantal verschillende programmaonderdelen; het kadeprogramma met alle deelnemende bedrijven, de excursies in de haven en in de stad, het ‘in de stad’ programma met onder andere de expositie bij het Maritiem Museum, de zaterdagavondshow met de grootse vuurwerkshow en op de vrijdag het jongerenprogramma met onder andere Match, het carrièreprogramma voor studenten en young professionals. Achter de schermen zijn de leden van wat op de werkvloer ‘team WHD’ wordt genoemd, hard aan het werk om alles tot in de puntjes te regelen. Maar dat doen zij niet alleen. Er zijn, soms al jarenlange, samenwerkingen met een aantal belangrijke partners op het gebied van veiligheid, vrijwilligers en media, maar ook de aankleding van het evenement in de stad, de grote zaterdagavondproductie en social media. We stelden drie samenwerkingspartners de ‘drie WHD vragen’.

VEILIGHEID
Er wordt een compleet veiligheidsplan uitgewerkt, want het ontvangen van ruim 400.000 bezoekers in drie dagen tijd moet veilig en ontspannen verlopen. Wij stelden de drie WHD vragen aan Ben Jan van der Klis, senior-adviseur Event Safety bij ESI.

Wat is je rol tijdens en voorafgaand aan de Wereldhavendagen?
‘’Ik vervul de rol van veiligheidsmanager in de voorbereiding,uitvoering en evaluatie van de Wereldhavendagen. Dit houdt in dat ik de planvorming over de veiligheid & crowdmanagement maak. In de uitvoering ben ik ook het eerste aanspreekpunt voor veiligheid & crowdmanagement voor alle betrokken partijen, zoals: politie, brandweer, GHOR, beveiliging, EHBO, gemeente, vrijwilligersorganisaties, verkeer, maar ook richting de Koninklijke Marine die een groot aandeel heeft in dit nautische evenement.’’

Welk WHD-moment is je het meest bijgebleven?
‘’De eerste keer dat ik de NH90 helikopter van de Marine aan zag komen vliegen en de MARSOF-mannen een schip betraden in het kader van een geweldige demo.’’

Waarom zijn de Wereldhavendagen zo belangrijk voor Rotterdam?
”In geen land ter wereld zijn de haven en de stad zo met elkaar verbonden als hier. Hoe mooi is het om één keer per jaar een weekend lang aan alle Rotterdammers en de rest van de wereld te laten zien wat de haven te bieden heeft?”

VRIJWILLIGERS
De Wereldhavendagen kan niet zonder haar vrijwilligers. Het begeleiden van excursies, het informeren van het publiek. Deze ruim 200 vrijwilligers staan onder de coördinatie van John Frijters en wij vroegen John de drie WHD vragen.

Wat is je rol tijdens en voorafgaand aan de Wereldhavendagen?
”Elk jaar in de loop van februari neemt de projectleider WHD contact met mij op. Hiermee start mijn rol als vrijwilligerscoördinator tijdens de Wereldhavendagen. Erik praat mij bij over wat het team bedacht heeft voor de komende Wereldhavendagen. Het is een belangrijk gesprek, want het bepaalt hoeveel vrijwilligers er nodig zijn. Geen vrijwilligers, geen Wereldhavendagen! De site voor inschrijvingen wordt opengesteld en nieuwe vrijwilligers krijgen een kennismakingsgesprek over de inhoud van de Wereldhavendagen, de functies, de verwachtingen en vice versa en ook welke functie het beste past. Tijdens de dagen zorg ik samen met de troubleshooters Bert en Alan dat alle posten voldoende bezet zijn en de vrijwilligers alle benodigdheden hebben. Ook probeer ik met elke vrijwilliger een praatje te maken.’’

Welk WHD-moment is je het meest bijgebleven?
‘’Dat zijn er veel, maar als ik moet kiezen, is dat het moment dat twee van onze vaste vrijwilligers op een speedboot geïnterviewd werden door een journalist van TV-Rijnmond. De dames konden nog wel iets zeggen, maar door de snelheid en het manoeuvreren van de boot werd er alleen maar gelachen aan boord.’’

Waarom zijn de Wereldhavendagen zo belangrijk voor Rotterdam?
‘’Het allerbelangrijkste is dat jongeren bekend worden met de variëteit aan banen in de dynamische haven en de juiste studiekeuze hiervoor maken. Zij zijn de toekomst en kunnen de Rotterdamse haven verder ontwikkelen. Ik roep vaak tegen jonge collega’s: ‘ik moet straks vervangen worden en ik hoop door één van jullie’. De tweede belangrijke reden is de verbetering van de verbinding tussen de haven en de stad. In de haven zijn zoveel mooie plekjes om te vertoeven, voor elke leeftijd en toch zijn zoveel Rotterdammers er mogelijk nog nooit geweest. Tot ziens op de volgende WHD!

MEDIA
De pers, nationaal en internationaal, wil graag de verhalen delen van de Wereldhavendagen. Al ver in het begin van het jaar geeft het kernteam, in samenwerking met de mediapartner, een ‘heads-up’ aan de samenwerkende partijen en de media tijdens de kick-off van de Wereldhavendagen. Oud marineman en media-expert Robin Middel geeft graag antwoord op de drie WHD vragen.

Wat is je rol tijdens en voorafgaand aan de WHD?
‘’Ik heb een lange geschiedenis bij de Wereldhavendagen, sinds 1995 was ik bij het evenement betrokken als woordvoerder van de Koninklijke Marine. Vanaf 2014 werk ik vanuit ons PR-bureau Havana Orange voor de Wereldhavendagen zelf. In het geval van calamiteiten dragen we zorg voor een goede begeleiding van de media, maar nog belangrijker is dat we zo veel mogelijk positieve verhalen in de media proberen te krijgen.’’

Welk WHD-moment is je het meest bijgebleven?
‘’In 2017 hadden we de BigRoll als publiekstrekker op de Wereldhavendagen. Een gigantisch schip, dat tijdens de avondshow voor de Erasmusbrug dreef. Vanaf die plek werd een optreden van de Britse band Level 42 verzorgd, een band waar ik sinds mijn jeugd al fan van ben. Deze avondshow was zowel in logistiek als technisch opzicht een unieke operatie. Maar, veel belangrijker, het leverde een fantastisch optreden op!’’

Waarom zijn de Wereldhavendagen zo belangrijk voor Rotterdam?
‘’In geen land ter wereld zijn de haven en de stad zo met elkaar verbonden. Het is goed dat we dit een keer per jaar met elkaar vieren. Zonder haven geen stad en zonder stad zeker geen haven. Rotterdam is uniek!”